Online meeting etikett

Néhány technikai előkészület

Fontos, hogy mindenki ismerje azt a platformot, amin a megbeszélés zajlani fog. Mi a Gmail naptár funkcióban tervezhető Hangouts Meet alkalmazást használjuk. 8-10 fővel és az itt olvasható szabályok betartásával tökéletesen működik. Az első tesztelés alkalmával érdemes egy kicsit korábban bejelentkezni és ellenőrizni, hogy minden megfelelően működik-e. Figyeljünk rá, hogy engedélyezzük a mikrofon és videó használatot az alkalmazásnak. 

Kommunikációs etikett

• A meetingnek legyen egy dedikált vezetője, aki az előre meghatározott témák mentén halad. 
• A témáktól való eltéréstől és azok közti ugrálástól tartózkodjunk.
• A meetingen elhangzottakat érdemes lehet egy mindenki által látható dokumentumban (pl.: Google Docs) jegyzetelni. Erre a feladatra is meg kell határozni egy felelőst.
• Miközben tart a megbeszélés, csak annak legyen bekapcsolva a mikrofonja aki beszél, hogy a háttérzajok ne rontsák az érthetőséget.
• A  témák bevezetése után a meeting vezetője adja át a szót.
• A felszólalók egymásnak adják át a szót, nem javasolt egymás szavába vágni. 
• Ha útközben bárkinek eszébe jut értékes közölnivaló, akkor, addig amíg nem kap szót jegyzeteljen. 
• Ha bárkinek kérdése van, akkor ezt egy feltett kéz emojival (vagy bármilyen más közösen meghatározott emiticonnal) tudja jelezni a közös chatben, amennyiben van erre lehetőség az általatok használt platformon. Több alkalmazásban rendelkezésre áll a “jelentkezés” lehetősége is (pl. Zoom), érdemes ennek a használatát bevezetni. 

Néhány magától értetődő alapszabály

A home office egyik nagy előnye, hogy bármilyen öltözékben, akár az ágyból pizsamában is dolgozhatunk, igaz? Ha online meetinged van, akkor viszont azt javasoljuk, hogy szánj egy kis időt a felöltözésre, készülődésre, mert ez abban is segít, hogy fejben rákészülj a munkára. Persze, ha a csapat egésze megegyezik abban, hogy ma mindenki pizsamában ül a meetingen, akkor kivételt tehetsz. 

Figyelj a megfelelő környezet kiválasztására! A megfelelő fényviszonyok sokat javítanak a minőségen és fontos az is, hogy ne legyen körülötted semmi zavaró tényező, ami eltereli munkatársaid figyelmét.

Ne egyél a meeting közben! A többieknek nem biztos, hogy kellemes látványt vagy hangélményt nyújt, illetve te is a billentyűzetre potyogó morzsákkal leszel elfoglalva..

Maradj jelen! Bár késztetést érezhetsz arra, hogy multitaskingolni kezdj, nem javasolt! Amennyiben videós meetingen veszel részt, figyelj a testbeszédedre is.

Bízunk benne, hogy a fenti ötletek segítenek nektek is az online meetingek zökkenőmentesebbé és élvezhetővé tételében! Ha Neked is van jól bevált etikett szabályod, írd meg nekünk!